Timebox: seu tempo é seu recurso mais valioso

Resumo: Se seu tempo é seu recurso mais precioso, não perdê-lo é a melhor estratégia de vida! Com o Timebox você estabelece uma maneira de pensar mais produtiva, pois condicionando o tempo que utilizará para cada atividade irá priorizar sempre aquele resultado que lhe trás mais satisfação, ou senso de dever cumprido. O que faria hoje se não houvesse amanhã?

O Timebox é uma estratégia de gestão do tempo baseada em metas de tempo, que ajuda a aumentar a produtividade e a reduzir a procrastinação. Em uma pesquisa conduzida pela Harvard Business Review, dentre 100 ferramentas de produtividade, o timeboxing foi ranqueado como a mais útil! Quando se cria uma “caixa de tempo”, em tradução livre, também se define uma meta para que uma determinada tarefa seja realizada dentro de um intervalo predefinido.

Planejar quanto tempo uma tarefa deverá levar antes de iniciá-la permite-lhe decidir intencionalmente onde aplicar o seu tempo e o que você vai ou não fazer. Assim, como em uma viagem, você vai passar menos tempo se organizando e mais tempo desfrutando, ou fazendo o que realmente quer fazer. O timebox pode ser utilizado tanto em suas atividades em casa, como no lazer, trabalho, estudos… Inclusive, pode ser utilizado com tempos fixos ou flexíveis:

• Duração fixa: interrompida no momento programado, mesmo que ainda não tenha sido terminada. Então foque no que gera mais resultado (sem perfeccionismos ou desvios)

• Duração flexível: momento de conclusão é apenas sugestão, já que o tempo não poderia ser estimado com antecedência. Para aqueles casos em que concluir etapas é mais importante, para que nada seja perdido.

Você decide qual tipo de duração utilizar, mas atenção: procure manter a disciplina, pois se alternar, um dia em duração fixa e outro em duração flexível, acabará por não perceber o benefício de nenhuma das duas. Ex.: Se são 30 minutos de leitura por dia, em duração fixa, obedeça o que combinou consigo por vários dias antes de testar a duração flexível, para que através da constância seja possível comparar os resultados.

Quando você define o tempo que terá para fazer uma tarefa, poderá separá-lo em horas por dia, dias por semana, dias por mês, e por aí vai. Esses vários períodos, preferencialmente curtos, devem ser destinados exclusivamente àquela atividade que deseja aproveitar ao máximo. Assim para ter foco é preciso dividir para conquistar: uma tarefa grande deve ser repartida em várias pequenas que possam gerar resultados que lhe permitam continuar na próxima caixa de tempo. Assim cada etapa deve entregar um pequeno resultado. Não se trata de fazer as coisas rapidamente, mas de ter a percepção da realização e da progressão de resultados.

• Agir de forma mais intencional, como em cada dia de uma viagem.

• Ter maior foco e produtividade ao viver a experiência. Imagine ser a pessoa que vai dar a bandeirada da chegada do campeão em uma corrida de fórmula um e não vê-lo chegando por estar distraído.

• Reduzir a alternância entre mais de uma tarefa ao mesmo tempo, pois a chamada multitarefa tem um custo de energia para você e seu cérebro.

• Aumentar o estímulo e o senso de recompensa de se atingir metas menores e perceber seus resultados.

• Reduzir as incertezas, prevendo melhor o que espera do seu dia, trocando por sentimentos positivos como autoconfiança e clareza.

• Reduzir o perfeccionismo: progredindo em curtos períodos limitando o tempo gasto com reclamações e críticas excessivas ao que foi feito. Nunca gaste mais tempo avaliando do que fazendo, pois como ninguém é perfeito, o resultado será sempre uma boa avaliação que identificará todos os pontos de imperfeição.

1. Sabendo das possíveis vantagens: determine qual delas será seu objetivo ao definir um timebox. Logo, logo seu subconsciente vai perceber que está fazendo algo de diferente, algo que ele não tem o costume. Nesse momento surge a pergunta: por que estou fazendo isso? E é aí que entra a importância de saber qual o objetivo ou propósito está perseguindo, para se manter estimulado.

2. Quando tiver dias intensos defina timeboxes de descanso. Por exemplo: 30 minutos sem distrações (guarde o celular) para deitar e relaxar.

3. Prefira utilizar o timebox com tempos pré-definidos, pois assim você aproveita maior número de vantagens, como foco, intenção direcionada e maior previsibilidade do que vai fazer.

4. Agrupe tarefas parecidas em momentos próximos do dia ou dias próximos da semana.

5. Defina lembretes, como despertadores, para te ajudar a fazer o que se propôs.